Een goede kantoorinrichting begint niet bij kleuren, planten of een mooi bureau. De inrichting moet in de eerste plaats aansluiten op het werk dat mensen uitvoeren. Iemand die veel belt, heeft andere voorzieningen nodig dan een medewerker die lange documenten schrijft, klanten ontvangt of regelmatig online vergadert.
Daarom is het verstandig om eerst de werkzaamheden, gebruikers en beschikbare ruimte in kaart te brengen. Pas daarna komen meubels, materialen en uitstraling aan bod.
Een doordachte kantoorinrichting ondersteunt geconcentreerd werken, samenwerking, beweging en veilig gebruik van de ruimte. Ze voorkomt niet automatisch lichamelijke klachten of werkdruk, maar kan wel helpen om onnodige fysieke belasting, geluidsoverlast en praktische frustraties te verminderen.
In deze gids lees je hoe je van inventarisatie tot uitvoering een kantoor inricht dat prettig, flexibel en toekomstbestendig is.
Begin bij de mensen en werkzaamheden
Voordat je een moodboard of meubelcatalogus opent, moet duidelijk zijn wie de ruimte gebruikt en wat daar gebeurt.
Breng onder meer in kaart:
- Hoeveel medewerkers er gemiddeld tegelijk aanwezig zijn.
- Hoeveel mensen incidenteel op kantoor werken.
- Welke functies een vaste werkplek nodig hebben.
- Hoeveel beeldschermwerk wordt uitgevoerd.
- Hoe vaak medewerkers bellen of online vergaderen.
- Welke werkzaamheden veel concentratie vragen.
- Hoe vaak teams fysiek samenwerken.
- Hoeveel bezoekers en klanten worden ontvangen.
- Welke vertrouwelijke gesprekken plaatsvinden.
- Welke apparatuur en documenten moeten worden opgeborgen.
- Of medewerkers bijzondere aanpassingen nodig hebben.
- Hoe het kantoor de komende jaren kan veranderen.
Baseer de inrichting niet alleen op het totale aantal medewerkers. Bij hybride werken is ook de gemiddelde en maximale bezetting per dag belangrijk. Een kantoor kan op rustige dagen leeg aanvoelen en op populaire kantoordagen juist te weinig geschikte plekken bieden.
Gebruik reserveringsgegevens, observaties en gesprekken met medewerkers om het werkelijke gebruik te achterhalen. Vraag niet alleen wat mensen mooi vinden, maar vooral waar zij in de huidige situatie tegenaan lopen.
Controleer wie waarvoor verantwoordelijk is
Krijg je bij een nieuwe baan een eigen kantoor of werkplek, dan betekent dit meestal niet dat je alle meubels zelf moet aanschaffen. Vraag eerst welke voorzieningen de werkgever levert en welke aanpassingen je zelf mag doen.
Bespreek onder meer:
- Welk bureau en welke bureaustoel beschikbaar zijn.
- Of er een monitor, toetsenbord en muis worden geleverd.
- Welke apparatuur door de organisatie wordt beheerd.
- Welke veiligheids- en huisstijlregels gelden.
- Of boren, schilderen of meubels verplaatsen is toegestaan.
- Welke voorzieningen voor kabels en elektra aanwezig zijn.
- Of persoonlijke meubels of accessoires zijn toegestaan.
- Wie verantwoordelijk is voor onderhoud en reparaties.
- Of de werkplek door een deskundige wordt ingesteld.
Een werkgever heeft een zorgplicht voor een veilige en gezonde werkplek. Ook beeldschermwerk en de inrichting daarvan moeten onderdeel zijn van de risico-inventarisatie en -evaluatie.
Het Arboportaal over beeldschermwerk beschrijft welke voorschriften en aandachtspunten voor werkgevers gelden. Voor een formele beoordeling moeten ook de toepasselijke wetgeving, arbocatalogus en eventuele NEN-normen worden geraadpleegd.
Meet de ruimte volledig op
Een plattegrond voorkomt dat meubels op papier goed passen, maar in werkelijkheid een deur, radiator, looproute of stopcontact blokkeren.
Meet en noteer:
- De lengte en breedte van iedere ruimte.
- De plafondhoogte.
- De positie en draairichting van deuren.
- De afmetingen en hoogte van ramen.
- De plaats van radiatoren en klimaatinstallaties.
- Stopcontacten en netwerkaansluitingen.
- Lichtschakelaars en vaste verlichting.
- Pilaren, nissen en schuine wanden.
- Vloerdozen.
- Vluchtroutes en nooduitgangen.
- Brandblussers en andere veiligheidsvoorzieningen.
- De beschikbare ruimte rond vaste apparatuur.
- Eventuele hoogteverschillen en drempels.
Maak foto’s en controleer de maten op meerdere plaatsen. Oude kantoorpanden zijn niet altijd volledig haaks.
Teken ook in welke meubels en apparatuur behouden blijven. Zo voorkom je dat er een ontwerp wordt gemaakt zonder rekening te houden met bestaande kasten, printers of vergaderschermen.
Maak eerst een functionele indeling
Een kantoor wordt rustiger wanneer verschillende activiteiten een logische plaats krijgen. Dat hoeft niet te betekenen dat iedere functie een volledig afgesloten kamer nodig heeft.
Denk aan afzonderlijke zones voor:
- Geconcentreerd beeldschermwerk.
- Telefoneren.
- Online vergaderen.
- Informeel overleg.
- Formele vergaderingen.
- Projectwerk.
- Ontvangst van bezoekers.
- Printen en kopiëren.
- Opslag.
- Pauzes.
- Persoonlijke gesprekken.
- Tijdelijk individueel werk.
Plaats functies die geluid en beweging veroorzaken niet midden in een stiltezone. Een printer, koffieautomaat of veelgebruikte kast trekt voortdurend mensen aan. Zet zulke voorzieningen op een bereikbare plaats die de werkplekken zo min mogelijk verstoort.
Een open kantoor zonder alternatieve ruimten dwingt iedereen tot hetzelfde werkgedrag. Zorg daarom voor voldoende keuze tussen samenwerking en afzondering.
Houd looproutes logisch en vrij
Medewerkers en bezoekers moeten zich veilig en gemakkelijk door het kantoor kunnen bewegen.
Let bij de indeling op:
- Vrije doorgang naar uitgangen.
- De bereikbaarheid van noodvoorzieningen.
- Voldoende ruimte achter bureaustoelen.
- Draaicirkels en bereikbaarheid voor mensen met een hulpmiddel.
- De plaats van tassen, dozen en losse kabels.
- Botsingen tussen deuren en meubels.
- De route naar toiletten, pantry en vergaderruimten.
- De verplaatsing van post, voorraad en apparatuur.
- De toegankelijkheid van ramen en installaties.
Plaats geen kasten, plantenbakken of overlegmeubels in een vluchtroute. Houd deuren en nooduitgangen volledig bruikbaar. Bij twijfel over wettelijke doorgangsbreedtes, toegankelijkheid of brandveiligheid is beoordeling door een deskundige nodig.
Test een voorlopige indeling met tape op de vloer of met verplaatsbare meubels. Zo merk je snel of een doorgang te smal is of een werkplek onrustiger ligt dan op de tekening leek.
Kies een passend bureau
Het bureau moet voldoende ruimte bieden voor de werkzaamheden en apparatuur. Een groot blad is niet altijd beter: een te diep of breed bureau neemt kostbare vloeroppervlakte in en nodigt uit tot onnodige opslag.
Controleer:
- Of het werkblad verstelbaar is.
- Of de gebruiker comfortabel kan zitten.
- Of benen en voeten voldoende ruimte hebben.
- Of monitor, toetsenbord en muis goed geplaatst kunnen worden.
- Of papier of andere materialen naast het toetsenbord passen.
- Of kabels veilig kunnen worden weggewerkt.
- Of ladenblokken de bewegingsruimte niet beperken.
- Of de rand prettig aanvoelt bij langdurig gebruik.
- Of het frame stabiel is.
- Of de bediening van een zit-stabureau gemakkelijk bereikbaar is.
Een zit-stabureau kan helpen om houdingen af te wisselen. Langdurig staan is echter geen vervanging voor langdurig zitten. Het doel is regelmatig variëren, niet de hele werkdag in één andere houding doorbrengen.
Korte loopmomenten en afwisseling van werkzaamheden blijven belangrijk.
Een bureaustoel moet op de gebruiker worden ingesteld
Een bureaustoel is pas ergonomisch wanneer hij bij de gebruiker past en correct is ingesteld. Een lange lijst functies heeft weinig waarde als niemand weet hoe de stoel moet worden aangepast.
Let bij de keuze op:
- Instelbare zithoogte.
- Een zitdiepte die bij verschillende beenlengtes past.
- Ondersteuning van de onderrug.
- Een rugleuning die beweging toelaat.
- Verstelbare armsteunen.
- Voldoende stabiliteit.
- Wielen die bij de vloer passen.
- Een bediening die begrijpelijk is.
- Vervangbare onderdelen.
- Geschiktheid voor de gebruiksduur.
- Het maximale gebruikersgewicht.
De voeten moeten ondersteund kunnen worden. Wanneer dat na een goede instelling niet lukt, kan een passende voetensteun nodig zijn.
Laat medewerkers de stoel uitproberen. Lengte, lichaamsbouw, werkzaamheden en persoonlijke voorkeur verschillen. Eén standaardinstelling voor het hele kantoor werkt daarom niet.
Maak bij flexplekken duidelijk hoe een stoel en bureau snel ingesteld worden. Een korte instructiekaart of periodieke werkplekcheck helpt beter dan een stoel met veel ongebruikte functies.
Richt de beeldschermwerkplek volledig in
Een laptop is handig voor mobiel werken, maar minder geschikt om langdurig zonder hulpmiddelen te gebruiken. Scherm en toetsenbord zitten immers aan elkaar vast.
Bij meer dan twee uur beeldschermwerk per dag gelden volgens het Arboportaal voorschriften voor onder meer een los toetsenbord of los beeldscherm, verstelbaarheid van de werkplek, schermplaatsing en verlichting.
Denk bij een complete werkplek aan:
- Eén of meer passende monitoren.
- Een los toetsenbord.
- Een losse muis.
- Een laptopstandaard of dockingstation.
- Een monitorarm of verstelbare monitorvoet.
- Voldoende afstand tot het scherm.
- Een werkbare positie voor documenten.
- Een headset voor regelmatig bellen.
- Goede bereikbaarheid van aansluitingen.
- Een instelling die geen reflecties veroorzaakt.
Plaats de hoofdmonitor recht voor de gebruiker. Bij twee schermen hangt de positie af van de manier waarop ze worden gebruikt. Wordt één scherm duidelijk het meest gebruikt, zet dat dan centraal.
Een monitorarm kan ruimte op het bureau vrijmaken, maar moet geschikt zijn voor het gewicht en bevestigingspunt van het scherm en het werkblad.
Gebruik licht zonder hinderlijke reflectie
Een kantoor heeft zowel voldoende licht als een goede verdeling van dat licht nodig. Alleen een felle plafondlamp boven iedere werkplek zorgt niet automatisch voor prettig zicht.
Let op:
- Beschikbaar daglicht.
- De positie van beeldschermen ten opzichte van ramen.
- Reflecties op schermen en glanzende bureaus.
- Verschillen tussen zeer lichte en donkere zones.
- De kleurweergave van verlichting.
- Verstelbare taakverlichting.
- Zonwering.
- Flikkering en storende schaduwen.
- Bedieningsmogelijkheden per zone.
- De werkzaamheden die in de ruimte plaatsvinden.
Een beeldscherm haaks op het raam plaatsen kan directe schittering en reflectie helpen verminderen. Dit is niet in iedere plattegrond mogelijk, dus controleer de situatie gedurende verschillende momenten van de dag.
Gebruik zonwering om fel licht te regelen zonder de ruimte onnodig donker te maken. Combineer algemene verlichting zo nodig met individuele taakverlichting.
Voor een professioneel lichtplan zijn metingen en de normen voor de betreffende werkomgeving nodig.
Pak geluid bij de bron aan
Akoestische panelen zijn niet de enige oplossing voor geluidsoverlast. Begin met het vaststellen van de oorzaak.
Geluid kan afkomstig zijn van:
- Telefoongesprekken.
- Online vergaderingen.
- Overleg tussen collega’s.
- Printers.
- Koffieautomaten.
- Deuren.
- Loopverkeer.
- Installaties.
- Een harde vloer.
- Een groot glazen oppervlak.
- Muziek.
- Verkeer buiten het pand.
Pak het probleem vervolgens op drie plaatsen aan:
- Bij de bron, bijvoorbeeld door belplekken te scheiden.
- Tijdens de overdracht, bijvoorbeeld met absorberende plafonds of wanden.
- Bij de ontvanger, bijvoorbeeld door meer afstand of een rustige werkruimte te creëren.
Zachte materialen kunnen galm verminderen. Denk aan akoestische plafondpanelen, wandabsorptie, gestoffeerde meubels, gordijnen en een geschikte vloerafwerking.
Planten kunnen de uitstraling en ruimtelijke indeling verbeteren, maar vervangen geen berekende akoestische voorziening. Laat bij ernstige problemen een akoestische meting uitvoeren.
Lees ook Geluidsoverlast bij thuiswerken verminderen: praktische oplossingen voor aanvullende uitleg over bronnen, overdracht en praktische maatregelen.
Let op temperatuur, ventilatie en luchtkwaliteit
Een prachtig ingericht kantoor blijft onprettig wanneer het te warm, koud, benauwd of tochtig is.
Controleer vóór de definitieve indeling:
- Waar lucht wordt toegevoerd en afgevoerd.
- Of kasten of scheidingswanden ventilatieopeningen blokkeren.
- Welke werkplekken last kunnen krijgen van tocht.
- Waar zoninstraling tot sterke opwarming leidt.
- Of radiatoren hun warmte kwijt kunnen.
- Hoeveel mensen tegelijk in een ruimte verblijven.
- Of vergaderruimten na intensief gebruik benauwd worden.
- Wie de temperatuur en ventilatie kan regelen.
- Hoe klachten worden gemeld en onderzocht.
Plaats een bureau niet zonder onderzoek direct onder een luchtuitblaasopening of tegen een radiator. Houd installaties bereikbaar voor onderhoud.
Planten kunnen sfeer toevoegen, maar zijn geen vervanging voor voldoende ventilatie of technisch onderhoud van de klimaatinstallatie.
Ontwerp vergaderruimten voor fysiek én online overleg
Een vergaderruimte moet niet alleen voldoende stoelen hebben. Bij hybride overleg moeten alle aanwezigen elkaar goed kunnen zien en verstaan.
Let op:
- Het maximale aantal gebruikers.
- De vorm en afmetingen van de tafel.
- Vrije ruimte rond stoelen.
- De positie en grootte van het scherm.
- Camera-opstelling.
- Microfoonbereik.
- Geluidsweergave.
- Akoestiek.
- Verlichting van gezichten.
- Zonlicht op het scherm.
- Eenvoudige aansluiting van laptops.
- Beschikbaarheid van stopcontacten.
- Een whiteboard of ander presentatiemiddel.
- Ventilatie bij volledige bezetting.
Maak de bediening zo eenvoudig mogelijk. Een technisch uitgebreide vergaderruimte die alleen met hulp van één collega werkt, veroorzaakt dagelijks tijdverlies.
Zorg ook voor kleinere overlegruimten. Een grote vergaderkamer die steeds door één persoon voor een videogesprek wordt bezet, is inefficiënt gebruik van de ruimte.
Zorg voor stilte- en belplekken
Open werkruimten hebben vaak afzonderlijke plekken nodig voor concentratie en gesprekken.
Denk aan:
- Eenpersoons belcabines.
- Kleine overlegkamers.
- Stiltewerkplekken.
- Bibliotheekachtige zones.
- Afgesloten kamers voor vertrouwelijke gesprekken.
- Reserveplekken voor onverwachte drukte.
Een belcabine moet voldoende ventilatie, verlichting en ruimte bieden. Niet iedere cabine is bedoeld om urenlang als vaste werkplek te gebruiken.
Maak duidelijke afspraken over het gebruik. Een stiltezone werkt alleen als collega’s weten welk gedrag daar verwacht wordt.
Kies opslag op basis van gebruik
Kasten nemen veel ruimte in. Breng daarom eerst in kaart wat daadwerkelijk op kantoor aanwezig moet blijven.
Maak onderscheid tussen:
- Dagelijks gebruikte spullen.
- Teamvoorraad.
- Archief.
- Vertrouwelijke documenten.
- Persoonlijke bezittingen.
- Kantoorartikelen.
- Apparatuur.
- Schoonmaakmiddelen.
- Jassen en tassen.
- Afval en recycling.
Bij flexplekken kunnen persoonlijke lockers praktisch zijn. Gedeelde teamkasten voorkomen dat iedere medewerker een eigen groot ladenblok nodig heeft.
Houd rekening met beveiliging en privacy. Vertrouwelijke documenten en gegevensdragers horen niet onbeheerd in een open kast te liggen.
Plaats zware materialen op een goed bereikbare hoogte. Veranker hoge of instabiele kasten wanneer dat volgens de product- en veiligheidsvoorschriften nodig is.
Werk kabels en aansluitingen veilig weg
Losse kabels veroorzaken rommel en kunnen struikelgevaar opleveren. Een goede kantoorinrichting bevat daarom vanaf het ontwerp een plan voor elektra en data.
Controleer:
- Waar stopcontacten en netwerkaansluitingen nodig zijn.
- Hoe zit-stabureaus bewegen.
- Of kabels voldoende lengte en bewegingsruimte hebben.
- Of stekkerdozen goed bereikbaar blijven.
- Of kabelgoten voldoende capaciteit hebben.
- Of snoeren niet onder stoelwielen terechtkomen.
- Of doorgangen vrij blijven.
- Of adapters hun warmte kwijt kunnen.
- Of kabels eenvoudig vervangen kunnen worden.
- Of audiovisuele apparatuur aparte aansluitingen vraagt.
Laat nieuwe elektrische voorzieningen door een deskundige aanleggen. Koppel niet onbeperkt stekkerdozen en verlengsnoeren aan elkaar.
Bij verstelbare bureaus moet de bekabeling de volledige beweging kunnen volgen zonder strak te trekken of bekneld te raken.
Denk na over vaste en flexibele werkplekken
Flexplekken besparen niet automatisch ruimte. Ze functioneren alleen wanneer het aantal plekken, reserveringssysteem, opbergmogelijkheden en technische voorzieningen op elkaar aansluiten.
Flexplekken passen goed wanneer:
- De bezetting sterk per dag verschilt.
- Medewerkers meerdere typen werkplek gebruiken.
- Apparatuur eenvoudig aan te sluiten is.
- Persoonlijke spullen in lockers kunnen worden opgeborgen.
- Werkplekken snel verstelbaar zijn.
- Duidelijke afspraken over gebruik en achterlaten bestaan.
Een vaste werkplek kan geschikter zijn voor:
- Medewerkers met specifieke hulpmiddelen.
- Functies met veel fysieke dossiers.
- Specialistische apparatuur.
- Werk dat een constante opstelling vraagt.
- Medewerkers die vrijwel dagelijks aanwezig zijn.
Een mengvorm werkt vaak beter dan volledig vast of volledig flexibel. Bied bijvoorbeeld gedeelde werkplekken naast een beperkt aantal vaste of aangepast ingerichte plaatsen.
Vergeet de thuiswerkplek niet
Bij hybride werken vormt het kantoor samen met de thuiswerkplek één werkomgeving. Een ergonomische stoel op kantoor compenseert geen structureel ongeschikte thuiswerkplek.
De werkgever heeft volgens de Rijksoverheid een zorgplicht voor een goede en veilige thuiswerkplek. De werknemer moet de aangeboden middelen ook op een verantwoorde manier gebruiken.
Maak afspraken over:
- Bureaustoel en bureau.
- Monitor of laptopstandaard.
- Toetsenbord en muis.
- Vergoeding en eigendom van middelen.
- Technische ondersteuning.
- Informatiebeveiliging.
- Bereikbaarheid.
- Werk- en rusttijden.
- Het melden van lichamelijke of mentale klachten.
- Teruggave van spullen bij uitdiensttreding.
Lees voor de praktische inrichting ook De beste tips voor het inrichten van je thuiskantoor.
Gebruik stijl en kleur pas na de functionele indeling
Een moodboard is nuttig, maar hoort niet de eerste stap te zijn. Eerst moeten de functies, routes, techniek en meubels kloppen.
Verzamel daarna beelden van:
- Kleuren.
- Materialen.
- Vloeren.
- Stoffering.
- Verlichting.
- Scheidingswanden.
- Planten.
- Wandafwerking.
- Bewegwijzering.
- Kunst.
- Meubelvormen.
- Huisstijlelementen.
Beperk het aantal basiskleuren en materialen. Een rustige basis kan worden aangevuld met herkenbare accenten in ontvangst- en overlegruimten.
De kantoorinrichting hoeft niet letterlijk alle kleuren uit het bedrijfslogo te herhalen. Kies een omgeving die bij de organisatie past zonder dat iedere wand een reclame-uiting wordt.
Houd ook rekening met kleurcontrast en leesbaarheid van bewegwijzering. Een esthetische keuze mag de bruikbaarheid of toegankelijkheid niet verminderen.
Richt ontvangst- en directieruimten bewust in
Een ontvangstruimte geeft bezoekers een eerste indruk van de organisatie. Tegelijkertijd moet de ruimte praktisch, toegankelijk en prettig zijn.
Let op:
- Zichtbaarheid van de receptie.
- Een duidelijke route vanaf de entree.
- Comfortabele zitplaatsen.
- Verschillende zithoogten.
- Ruimte voor een rolstoel of hulpmiddel.
- Privacy bij aanmelden.
- Opbergruimte voor jassen of bagage.
- Goede verlichting.
- Akoestiek.
- Bereikbaarheid van toiletten en vergaderruimten.
- Veilige plaatsing van losse vloerkleden en accessoires.
Ook een directiekantoor moet meer zijn dan een groot bureau. Denk na over beeldschermwerk, overleg, vertrouwelijkheid, opslag en bezoekers.
Voor een representatieve directiekantoor inrichting kan een afzonderlijk ontwerp verstandig zijn, zolang de ruimte functioneel verbonden blijft met de rest van de organisatie.
Kies materialen die bij het gebruik passen
Niet ieder kantoor heeft dezelfde slijtage. Een ontvangstruimte, callcenter, directiekamer en bedrijfsrestaurant stellen andere eisen aan meubels en afwerking.
Beoordeel materialen op:
- Slijtvastheid.
- Reinigbaarheid.
- Reparatiemogelijkheden.
- Vervangbaarheid van onderdelen.
- Akoestische eigenschappen.
- Brandveiligheid.
- Kleurvastheid.
- Geschiktheid voor intensief gebruik.
- Beschikbaarheid van reserveonderdelen.
- Garantie.
- Herkomst en milieubelasting.
Een lichte stof kan prachtig zijn, maar vraagt in een drukke ontvangstruimte mogelijk veel onderhoud. Een zeer hard en glad materiaal is gemakkelijk te reinigen, maar kan de akoestiek verslechteren.
Vraag daarom niet alleen naar kleur en prijs, maar ook naar de technische eigenschappen en onderhoudsvoorschriften.
Nieuw, tweedehands of circulair meubilair?
Een complete kantoorinrichting hoeft niet volledig uit nieuw meubilair te bestaan. Goede gebruikte bureaus, stoelen en kasten kunnen opnieuw worden ingezet of professioneel worden opgeknapt.
Mogelijkheden zijn:
- Bestaande meubels opnieuw indelen.
- Bureaubladen vervangen en frames behouden.
- Bureaustoelen opnieuw stofferen.
- Onderdelen laten repareren.
- Refurbished meubilair kopen.
- Meubels huren of leasen.
- Modulaire systemen kiezen.
- Meubels terug laten nemen door de leverancier.
- Materialen kiezen die later uit elkaar kunnen worden gehaald.
Controleer bij gebruikte bureaustoelen of verstelmechanismen, gasveer, wielen, armsteunen en bekleding nog goed functioneren. Een lage aanschafprijs is geen voordeel wanneer het meubel snel moet worden vervangen.
Vraag bij circulaire claims wat er concreet wordt bedoeld. Gerecycled materiaal, hergebruik, repareerbaarheid en terugname zijn verschillende eigenschappen.
Maak een realistisch budget
De prijs van een kantoorinrichting bestaat uit meer dan bureaus en stoelen.
Neem in de begroting ook op:
- Ontwerp en advies.
- Inmeten.
- Verwijderen van oude meubels.
- Vloer- en wandafwerking.
- Verlichting.
- Elektrische aanpassingen.
- Data-aansluitingen.
- Akoestische voorzieningen.
- Zonwering.
- Meubels.
- Ergonomische hulpmiddelen.
- Vergadertechniek.
- Lockers en kasten.
- Montage.
- Transport.
- Tijdelijke opslag.
- Verhuizing.
- Onderhoud.
- Reserveonderdelen.
- Toekomstige uitbreiding.
Vergelijk offertes op dezelfde uitgangspunten. Controleer of levering, montage, kabelmanagement, afvoer van verpakkingen en nazorg zijn inbegrepen.
Kijk daarnaast naar de totale gebruikskosten. Een goedkoop meubel dat snel slijt of nauwelijks te repareren is, kan op langere termijn duurder uitvallen.
Wanneer schakel je een kantoorinrichter in?
Een enkele werkkamer kun je vaak zelf indelen. Bij een volledige verdieping, verbouwing, complexe akoestiek of veel verschillende gebruikers kan professionele hulp verstandig zijn.
Een kantoorinrichter kan onder meer helpen met:
- Inventarisatie.
- Inmeten.
- Vlekkenplan en indeling.
- Ergonomisch advies.
- Licht- en akoestisch plan.
- Materiaalkeuze.
- 2D- of 3D-ontwerp.
- Selectie van meubilair.
- Planning en levering.
- Montage.
- Verhuizing.
- Afvoer of hergebruik van oude meubels.
- Nazorg.
Wie een volledige kantoorinrichting laat ontwerpen, doet er goed aan vooraf duidelijk vast te leggen welke diensten, producten en werkzaamheden binnen de offerte vallen.
Vraag verschillende partijen om een voorstel op basis van dezelfde briefing. Beoordeel niet alleen de presentatie, maar ook maatvoering, technische uitvoerbaarheid, garanties en planning.
Test eerst een proefwerkplek
Een stoel of bureau kan in een showroom prettig lijken, maar dagelijks gebruik is anders. Maak daarom bij een grote bestelling eerst een proefopstelling.
Laat verschillende medewerkers testen:
- Of de stoel voldoende verstelbaar is.
- Of het bureau stabiel is.
- Of monitoren goed geplaatst kunnen worden.
- Of kabels gemakkelijk zijn aan te sluiten.
- Of de verlichting prettig is.
- Of gesprekken te veel overlast veroorzaken.
- Of kasten en lockers praktisch werken.
- Of de werkplek eenvoudig schoon achtergelaten kan worden.
- Of verschillende lichaamslengten goed ondersteund worden.
Leg de bevindingen vast en pas het ontwerp aan voordat alle meubels worden besteld.
Een pilotzone kan ook helpen om flexwerken, een nieuw reserveringssysteem of andere gedragsafspraken uit te proberen.
Plan levering en ingebruikname zorgvuldig
Een goed ontwerp kan alsnog problemen opleveren wanneer de uitvoering niet is voorbereid.
Maak afspraken over:
- Definitieve maatvoering.
- Levertijden.
- Bereikbaarheid van het pand.
- Gebruik van lift en laadruimte.
- Bescherming van vloeren en wanden.
- Montagevolgorde.
- Aansluiting van elektra en data.
- Testen van verstelbare meubels.
- Afvoer van verpakkingsmateriaal.
- Instructie voor medewerkers.
- Opleverpunten.
- Garantie en servicemeldingen.
- Verwijdering of opslag van oude meubels.
Controleer na montage of meubels stabiel staan, kabels veilig liggen en vluchtroutes vrij zijn. Test alle verstelmechanismen en audiovisuele apparatuur voordat medewerkers de ruimte in gebruik nemen.
Evalueer de kantoorinrichting na gebruik
De echte test begint pas wanneer mensen in de nieuwe omgeving werken. Plan daarom na enkele weken en na enkele maanden een evaluatie.
Vraag naar:
- Comfort van bureaus en stoelen.
- Beschikbaarheid van concentratieplekken.
- Geluidsoverlast.
- Klimaat en tocht.
- Verlichting en reflecties.
- Gebruik van vergaderruimten.
- Tekort of overschot aan flexplekken.
- Functioneren van lockers.
- Kabelproblemen.
- Toegankelijkheid.
- Storingen en beschadigingen.
- Onduidelijke gebruiksafspraken.
Combineer ervaringen met bezettingsgegevens en observaties. Een ruimte die nauwelijks wordt gereserveerd, kan verkeerd zijn ingericht of voor het verkeerde doel zijn aangewezen.
Los kleine problemen snel op. Een extra monitorarm, andere indeling of duidelijke instructie kan soms meer effect hebben dan een grote verbouwing.
Controlelijst voor een nieuwe kantoorinrichting
Loop voor de definitieve bestelling deze punten na:
- Wie gebruikt het kantoor en voor welke werkzaamheden?
- Wat is de gemiddelde en maximale bezetting?
- Welke vaste en flexibele werkplekken zijn nodig?
- Zijn alle ruimten correct ingemeten?
- Blijven loop- en vluchtroutes vrij?
- Zijn concentratie, overleg en bellen van elkaar gescheiden?
- Zijn bureaus en stoelen voldoende verstelbaar?
- Kunnen laptops ergonomisch met losse hulpmiddelen worden gebruikt?
- Zijn monitoren goed te plaatsen?
- Is de verlichting geschikt voor beeldschermwerk?
- Is zonwering nodig?
- Zijn akoestische maatregelen onderbouwd?
- Werken ventilatie en klimaatregeling goed?
- Zijn vergaderruimten geschikt voor hybride overleg?
- Is voldoende veilige opslag aanwezig?
- Zijn elektra, data en kabelmanagement uitgewerkt?
- Is rekening gehouden met toegankelijkheid?
- Passen kleuren en materialen bij de organisatie?
- Zijn meubels onderhoudbaar en repareerbaar?
- Zijn levering, montage en nazorg in de offerte opgenomen?
- Wordt eerst een proefwerkplek getest?
- Is een evaluatiemoment na ingebruikname gepland?
Een geslaagde kantoorinrichting ontstaat wanneer mens, werk en ruimte op elkaar aansluiten. Begin daarom met gebruik en ergonomie, werk daarna de technische en ruimtelijke voorwaarden uit en kies pas vervolgens stijl, kleur en meubels. Zo ontstaat een kantoor dat niet alleen mooi oogt, maar ook iedere werkdag goed functioneert.
Vind je onze artikelen handig?
Voeg Kantoor-winkels.nl toe als voorkeursbron in Google en zie onze artikelen vaker terug in Google.