Een goede kantoorinrichting garandeert geen hogere productiviteit. De werkdruk, taakverdeling, bedrijfscultuur, beschikbare hulpmiddelen en samenwerking hebben eveneens veel invloed. De fysieke werkomgeving kan geconcentreerd, comfortabel en efficiënt werken echter wel ondersteunen.
Denk aan een bureau dat bij de werkzaamheden past, een instelbare stoel, voldoende licht, een prettig binnenklimaat en een ruimte waarin overleg niet voortdurend het werk van anderen verstoort. Ook een logische indeling en voldoende opbergruimte kunnen voorkomen dat medewerkers onnodig tijd verliezen.
In dit artikel lees je welke onderdelen van een kantoorinrichting aandacht verdienen en hoe je de werkplek beter kunt afstemmen op verschillende taken en medewerkers.
Begin bij de werkzaamheden
Een kantoor moet niet alleen representatief ogen. De inrichting moet vooral passen bij de werkzaamheden die er worden uitgevoerd.
Breng daarom eerst in kaart:
- hoeveel mensen regelmatig op kantoor werken;
- hoeveel medewerkers gelijktijdig aanwezig zijn;
- welke taken veel concentratie vragen;
- hoeveel overleg er plaatsvindt;
- of medewerkers vaak bellen of videobellen;
- welke teams veel samenwerken;
- of vertrouwelijke gesprekken worden gevoerd;
- welke apparatuur nodig is;
- hoeveel opbergruimte beschikbaar moet zijn;
- of bezoekers en klanten worden ontvangen;
- of medewerkers vaste of gedeelde werkplekken gebruiken.
Een grafisch ontwerper, administratief medewerker, telefonische klantenservice en projectteam stellen verschillende eisen aan hun werkomgeving. Eén standaardwerkplek is daarom niet automatisch geschikt voor alle medewerkers en taken.
Verdeel het kantoor in functionele zones
In een open ruimte lopen individueel werk, overleg, telefoongesprekken en informele ontmoetingen snel door elkaar. Een indeling met herkenbare zones kan meer rust en duidelijkheid bieden.
Mogelijke werkzones zijn:
- reguliere burea Werkplekken;
- stille zones voor geconcentreerd werk;
- belruimtes;
- vergaderruimtes;
- informele overlegplekken;
- projectruimtes;
- ontvangst- en wachtruimtes;
- print- en archiefzones;
- pauzeruimtes;
- opberg- en voorraadruimtes.
Plaats functies die veel geluid veroorzaken niet direct naast stille werkplekken. Denk aan printers, koffieautomaten, looproutes, entrees en overlegtafels.
Een goede zonering betekent niet dat iedere functie een volledig afgesloten kamer nodig heeft. Kasten, akoestische elementen, plantenbakken en halfhoge scheidingswanden kunnen eveneens helpen om gebieden herkenbaar van elkaar te scheiden.
Een ergonomisch instelbare werkplek
Ergonomie draait om het afstemmen van de werkplek op de gebruiker en de werkzaamheden. Een stoel of bureau is niet uitsluitend ergonomisch vanwege het productlabel. Het meubel moet voldoende instelbaar zijn en vervolgens correct worden ingesteld.
Controleer bij een bureaustoel onder meer:
- zithoogte;
- zitdiepte;
- ondersteuning van de onderrug;
- hoogte en breedte van de armsteunen;
- beweging van de rugleuning;
- stabiliteit van het onderstel;
- geschiktheid voor de gebruiksduur;
- mogelijkheden voor verschillende lichaamsmaten.
Bekijk bij het bureau:
- hoogte of verstelbereik;
- beschikbare beenruimte;
- afmetingen van het werkblad;
- draagvermogen;
- positie van kabelgoten;
- ruimte voor beeldschermen en andere apparatuur;
- mogelijkheid om hulpmiddelen te bevestigen.
Een verstelbaar bureau kan afwisseling tussen werkhoudingen ondersteunen. Het is echter geen vervanging voor regelmatig bewegen en een passende instelling van stoel, scherm en invoerapparatuur.
Medewerkers moeten bovendien weten hoe zij hun werkplek instellen. Een uitgebreide bureaustoel heeft weinig meerwaarde als niemand weet hoe de functies werken.
Plaats beeldschermen en hulpmiddelen logisch
Een rommelige of onhandige bureau-indeling kan leiden tot onnodig reiken, draaien en zoeken. Plaats veelgebruikte hulpmiddelen daarom binnen gemakkelijk bereik.
Let bij een beeldschermwerkplek op:
- positie en hoogte van het scherm;
- afstand tussen gebruiker en scherm;
- plaats van toetsenbord en muis;
- ruimte om de onderarmen te ondersteunen;
- reflecties van ramen en verlichting;
- kabels op en onder het bureau;
- bereikbaarheid van aansluitingen;
- ruimte voor documenten;
- gebruik van een laptopstandaard of afzonderlijk scherm.
Bij het gebruik van meerdere schermen moet het meest gebruikte scherm doorgaans de meest directe positie krijgen. De juiste opstelling hangt af van de werkzaamheden en de verhouding tussen beide schermen.
Werk je langdurig met een laptop? Dan kunnen een afzonderlijk toetsenbord, een muis en een geschikte verhoging of monitor praktischer zijn dan uitsluitend het ingebouwde scherm en toetsenbord.
Daglicht en uitzicht
Daglicht kan een kantoor prettiger maken, maar een bureau direct voor of tegenover een raam is niet altijd ideaal. Fel zonlicht en reflecties kunnen het zicht op een beeldscherm bemoeilijken.
Controleer:
- hoe het daglicht gedurende de dag binnenvalt;
- waar reflecties op schermen ontstaan;
- of zonwering aanwezig is;
- of werkplekken het daglicht blokkeren;
- of hoge kasten donkere zones veroorzaken;
- of medewerkers naar buiten kunnen kijken;
- of temperatuurverschillen bij ramen optreden.
Plaats beeldschermen zo dat storende reflecties zo veel mogelijk worden beperkt. Verplaatsbare of regelbare zonwering maakt het gemakkelijker om de hoeveelheid licht gedurende de dag aan te passen.
Glazen scheidingswanden kunnen licht doorlaten, maar bieden niet automatisch voldoende privacy of geluidsisolatie. Beoordeel daarom ook de akoestiek, zichtlijnen en vertrouwelijkheid van gesprekken.
Goede kantoorverlichting
Daglicht is niet altijd voldoende. Op donkere dagen, in de avond en verder van ramen is aanvullende verlichting nodig.
Een kantoor kan verschillende soorten verlichting combineren:
- algemene basisverlichting;
- verlichting boven werkzones;
- individueel instelbare bureaulampen;
- accentverlichting in ontvangstruimtes;
- verlichting in kasten en archiefruimtes;
- oriëntatieverlichting bij looproutes.
Voorkom grote verschillen tussen een fel beeldscherm en een donkere omgeving. Let daarnaast op hinderlijke schittering, flikkering, schaduwen en lichtbronnen die rechtstreeks in het gezichtsveld staan.
De juiste verlichting hangt samen met de werkzaamheden. Nauwkeurig tekenwerk kan andere verlichting vragen dan overleg, telefonisch werk of algemeen computergebruik.
Temperatuur, ventilatie en binnenklimaat
Een te warme, koude of benauwde ruimte kan medewerkers afleiden en oncomfortabel maken. Het binnenklimaat wordt beïnvloed door ventilatie, verwarming, koeling, bezetting, zoninstraling en apparatuur.
Praktische aandachtspunten zijn:
- voldoende ventilatiemogelijkheden;
- regelmatig onderhoud van installaties;
- plaatsing van werkplekken ten opzichte van luchtstromen;
- zonwering bij sterk opwarmende ramen;
- warmte die beeldschermen en apparatuur afgeven;
- temperatuurverschillen binnen de ruimte;
- mogelijkheden om klachten of storingen te melden;
- duidelijke afspraken over instellingen.
Plaats bureaus niet zonder controle direct onder een luchtuitlaat of tegen een radiator. Een werkplek kan daar plaatselijk veel warmer, kouder of tochtiger zijn dan de rest van het kantoor.
Hoofdpijn, vermoeidheid of andere lichamelijke klachten kunnen verschillende oorzaken hebben. Trek daarom niet uitsluitend op basis van zulke klachten de conclusie dat ventilatie of temperatuur de oorzaak is. Laat aanhoudende problemen deskundig onderzoeken.
Beperk storend geluid
Niet al het geluid is te voorkomen en een volledig stille omgeving is ook niet voor iedere taak noodzakelijk. Onvoorspelbare gesprekken, telefoons en loopbewegingen kunnen geconcentreerd werken wel bemoeilijken.
Begin bij de geluidsbronnen:
- gesprekken tussen collega’s;
- telefoongesprekken en videobellen;
- vergaderruimtes;
- printers en andere apparatuur;
- koffieautomaten;
- deuren;
- harde vloeren;
- installaties;
- verkeer buiten;
- drukke looproutes.
Mogelijke maatregelen zijn:
- stille en sociale zones scheiden;
- afgesloten belruimtes maken;
- vergaderruimtes goed laten aansluiten;
- geluidabsorberende plafonds of wandpanelen toepassen;
- zachte vloerafwerkingen gebruiken waar passend;
- apparatuur op afstand van werkplekken plaatsen;
- kasten als ruimtelijke afscheiding inzetten;
- afspraken maken over bellen en overleg;
- stille ruimtes beschikbaar houden voor focustaken.
Akoestische panelen verminderen niet automatisch de geluidsoverdracht tussen twee kamers. Geluidsabsorptie binnen een ruimte en geluidsisolatie tussen ruimtes zijn verschillende vraagstukken. Laat complexe akoestische problemen zo nodig beoordelen door een specialist.
Kies bewust tussen open en afgesloten ruimtes
Een open kantoor kan communicatie vergemakkelijken en ruimte flexibel inzetbaar maken. Tegelijkertijd kunnen geluid, beweging en gebrek aan privacy voor afleiding zorgen.
Afgesloten kamers bieden meer rust en privacy, maar kunnen samenwerking en informeel contact beperken. Ook nemen ze vaak meer ruimte in.
Een combinatie kan praktisch zijn:
- open werkzones voor reguliere werkzaamheden;
- stilteplekken voor geconcentreerd werk;
- belruimtes voor telefoongesprekken;
- vergaderruimtes voor gepland overleg;
- projectzones voor teamsamenwerking;
- informele plekken voor korte afstemming.
Beoordeel de indeling aan de hand van werkelijke taken en gedrag. Kies niet automatisch voor een open kantoor of volledige indeling met kamers omdat dit op dat moment populair is.
Flexibele werkplekken vragen om duidelijke afspraken
Gedeelde werkplekken kunnen bruikbaar zijn wanneer medewerkers niet iedere dag gelijktijdig aanwezig zijn. Ze werken alleen goed wanneer capaciteit, inrichting en afspraken op orde zijn.
Controleer bij flexibele werkplekken:
- hoeveel mensen gemiddeld en maximaal aanwezig zijn;
- of reserveren nodig is;
- of iedere werkplek voldoende instelbaar is;
- waar persoonlijke spullen worden opgeborgen;
- hoe bureaus schoon en leeg worden achtergelaten;
- waar teams kunnen samenwerken;
- of voldoende stille plaatsen beschikbaar zijn;
- of iedereen eenvoudig kan aansluiten op schermen en apparatuur;
- hoe toegankelijkheid wordt geregeld;
- of medewerkers behoefte hebben aan een vaste plek.
Niet iedere medewerker of functie gedijt bij dagelijks wisselen van werkplek. Sommige taken vragen vaste apparatuur, vertrouwelijke opslag of een voorspelbare omgeving. Houd daarom ruimte voor uitzonderingen en individuele behoeften.
Geef thuiswerkers dezelfde aandacht
Wanneer medewerkers regelmatig thuiswerken, maakt de thuiswerkplek deel uit van de totale werkorganisatie. Een laptop aan de keukentafel is niet automatisch geschikt voor langdurig beeldschermwerk.
Denk aan:
- een passende stoel;
- voldoende werkblad;
- een extern beeldscherm;
- los toetsenbord en muis;
- geschikte verlichting;
- stabiele internetverbinding;
- veilige toegang tot systemen;
- afspraken over bereikbaarheid;
- mogelijkheden voor online overleg;
- duidelijke ondersteuning bij technische problemen.
Een hybride inrichting werkt prettiger wanneer apparatuur en werkprocessen op kantoor en thuis goed op elkaar aansluiten.
Voldoende en logische opbergruimte
Kasten hebben een duidelijke functie binnen een kantoorinrichting. Ze houden documenten, kantoorartikelen, persoonlijke spullen en apparatuur georganiseerd. Een kast die verkeerd is geplaatst, kan echter ook licht blokkeren, een looproute versmallen of onnodig geluid rond werkplekken veroorzaken.
Bepaal per soort inhoud welke oplossing nodig is:
- archiefkasten voor documenten;
- afsluitbare kasten voor vertrouwelijke gegevens;
- ladeblokken voor dagelijks gebruikte spullen;
- lockers voor medewerkers;
- voorraadkasten voor kantoorartikelen;
- open kasten voor gedeelde naslagwerken;
- kabel- en apparatuurkasten;
- garderobekasten.
Controleer bij kantoorkasten:
- binnenmaten;
- draagvermogen per plank;
- verstelbaarheid;
- sloten en sleutelbeheer;
- stabiliteit;
- wandbevestiging;
- brand- of inbraakwerende eigenschappen wanneer die nodig zijn;
- bereikbaarheid voor gebruikers;
- ruimte voor geopende deuren en laden.
Bewaar zware ordners op een gemakkelijk bereikbare hoogte en verdeel het gewicht over de kast. Hoge en smalle kasten moeten veilig worden geplaatst en waar nodig aan de wand worden bevestigd.
Houd looproutes vrij
Een efficiënte kantoorindeling voorkomt onnodige omwegen en opstoppingen. Veelgebruikte routes naar vergaderruimtes, printers, toiletten en koffievoorzieningen mogen anderen niet voortdurend storen.
Controleer:
- of looppaden voldoende vrij blijven;
- of deuren volledig kunnen openen;
- of kabels geen struikelgevaar veroorzaken;
- of kasten en laden veilig geopend kunnen worden;
- of nooduitgangen bereikbaar blijven;
- of hulpmiddelen en rolstoelen voldoende ruimte hebben;
- of bezoekers de receptie gemakkelijk vinden;
- of leveringen zonder hinder naar opslagruimtes kunnen.
Plaats veelgebruikte voorzieningen centraal, maar niet midden in een stille werkzone.
Planten als onderdeel van de inrichting
Planten kunnen kleur, sfeer en visuele afwisseling toevoegen. Grote plantenbakken kunnen bovendien helpen om zones herkenbaar te maken.
Kies planten op basis van:
- beschikbaar daglicht;
- temperatuur;
- benodigde verzorging;
- beschikbare ruimte;
- bereikbaarheid voor water geven;
- eventuele allergieën;
- veiligheid voor aanwezige huisdieren;
- risico op lekkend water bij vloeren en apparatuur.
Kamerplanten zijn geen vervanging voor voldoende ventilatie of een goed onderhouden klimaatinstallatie. Zij garanderen evenmin een hogere productiviteit. Gebruik planten daarom vooral als onderdeel van een prettige en verzorgde werkomgeving.
Rustruimte en pauzevoorzieningen
Een pauzeruimte werkt beter wanneer deze duidelijk is gescheiden van gewone burea Werkplekken. Medewerkers kunnen er eten, informeel praten en tijdelijk afstand nemen van hun werkzaamheden zonder anderen voortdurend te storen.
Denk bij een pauzeruimte aan:
- voldoende zitplaatsen;
- gemakkelijk te reinigen tafels;
- passende verlichting;
- ventilatie;
- afvalscheiding;
- opbergruimte;
- afstand tot stille zones;
- onderhoud en schoonmaak;
- toegankelijkheid.
Een bank of loungehoek kan prettig zijn, maar hoeft niet in ieder kantoor centraal te staan. Stem de voorziening af op de beschikbare ruimte, gebruiksduur en het aantal medewerkers.
Betrek medewerkers bij veranderingen
Een kantoor wordt dagelijks gebruikt door mensen met verschillende taken, voorkeuren en lichamelijke behoeften. Een ontwerp dat er op papier aantrekkelijk uitziet, kan in de praktijk onhandig blijken.
Vraag medewerkers daarom naar:
- belangrijkste bronnen van afleiding;
- tekort aan overleg- of concentratieruimte;
- ervaringen met licht en temperatuur;
- gewenste opbergruimte;
- problemen met meubilair;
- benodigde apparatuur;
- gebruik van verschillende werkzones;
- behoeften rond toegankelijkheid;
- knelpunten in looproutes;
- ervaringen met thuis- en hybride werken.
Maak daarbij duidelijk dat niet iedere individuele wens één op één kan worden uitgevoerd. Zoek naar terugkerende patronen en problemen die meerdere medewerkers raken.
Test de inrichting voordat je alles vervangt
Een volledige herinrichting is kostbaar. Test grotere veranderingen daarom waar mogelijk eerst op kleine schaal.
Je kunt bijvoorbeeld:
- één stille zone inrichten;
- enkele verstelbare bureaus plaatsen;
- een belruimte testen;
- akoestische maatregelen in één afdeling aanbrengen;
- een andere bureauopstelling uitproberen;
- tijdelijke zonering met verplaatsbare elementen maken;
- verschillende stoelen door medewerkers laten testen;
- het gebruik van reserveringssoftware evalueren.
Leg vooraf vast welk probleem je probeert op te lossen. Evalueer daarna of de verandering daadwerkelijk helpt en of er nieuwe knelpunten zijn ontstaan.
Professionele kantoor- en projectinrichting
Bij een groter kantoor, een verbouwing of een verhuizing komen veel onderdelen samen. Denk aan ruimteplanning, ergonomie, verlichting, akoestiek, meubilair, kabelmanagement, opslag, ventilatie en montage. Al deze onderdelen moeten passen bij de werkzaamheden, het aantal medewerkers en de beschikbare ruimte.
Wil je het volledige kantoor laten inrichten, vergelijk dan niet alleen de uitstraling en aanschafprijs. Vraag aanbieders ook hoe zij omgaan met ergonomie, bestaande meubels, toekomstige uitbreiding en de geldende arbovoorschriften.
Bespreek in ieder geval:
- De werkzaamheden en bezetting per ruimte.
- De verdeling tussen concentratie, overleg en telefonisch werk.
- De instelbaarheid van bureaus, stoelen en beeldschermen.
- Daglicht, kunstverlichting en zonwering.
- Ventilatie, temperatuur en plaatselijke tocht.
- Akoestiek en de scheiding tussen stille en sociale zones.
- Toegankelijke en veilige looproutes.
- Opbergruimte, lockers en archiefmogelijkheden.
- Hergebruik van bestaande meubels.
- Kabels, aansluitpunten en audiovisuele apparatuur.
- Levering, montage en instructie aan medewerkers.
- Garantie, onderhoud en mogelijkheden voor uitbreiding.
Vraag altijd om een gespecificeerde offerte. Daarin moet duidelijk staan welke producten, ontwerpwerkzaamheden, aanpassingen en montagediensten zijn inbegrepen. Laat bij twijfel over arbeidsomstandigheden de werkplek beoordelen door een arbodeskundige of neem de aandachtspunten op in de RI&E.
Controleer de volledige kosten
De prijs van bureaus en stoelen vormt slechts een deel van een herinrichting. Mogelijke kostenposten zijn:
- ontwerp en advies;
- inmeten;
- meubilair;
- verlichting;
- akoestische maatregelen;
- vloer- en wandafwerking;
- kabels en aansluitpunten;
- scheidingswanden;
- kasten en lockers;
- transport;
- montage;
- tijdelijke opslag;
- afvoer of hergebruik van oude meubels;
- onderhoud;
- toekomstige uitbreiding.
Houd daarnaast rekening met werkzaamheden die tijdens de verbouwing tijdelijk niet kunnen doorgaan. Een gefaseerde uitvoering kan de overlast beperken, maar ook invloed hebben op de planning en kosten.
Controlelijst voor een productievere kantoorinrichting
Loop bij het beoordelen van de werkruimte deze punten na:
- Welke werkzaamheden vinden in iedere zone plaats?
- Zijn rustige en sociale activiteiten voldoende gescheiden?
- Is voor iedere medewerker een geschikte werkplek beschikbaar?
- Zijn stoel, bureau en scherm instelbaar?
- Weten medewerkers hoe zij hun werkplek instellen?
- Is voldoende daglicht aanwezig zonder hinderlijke reflecties?
- Is aanvullende verlichting passend bij het werk?
- Is het binnenklimaat comfortabel en beheersbaar?
- Zijn belangrijke geluidsbronnen in kaart gebracht?
- Zijn er ruimtes voor bellen, overleg en geconcentreerd werk?
- Werken gedeelde werkplekken voor alle betrokken functies?
- Is voldoende opbergruimte aanwezig?
- Zijn vertrouwelijke documenten veilig op te bergen?
- Blijven looproutes, deuren en uitgangen vrij?
- Zijn kabels veilig weggewerkt?
- Zijn werkplekken toegankelijk voor verschillende gebruikers?
- Zijn medewerkers bij de inrichting betrokken?
- Kunnen veranderingen eerst worden getest?
- Zijn alle kosten in de offerte opgenomen?
- Kan de inrichting later worden aangepast of uitgebreid?
Een kantoorinrichting die het werk ondersteunt
Een effectieve kantoorinrichting begint niet bij een bepaalde kleur, meubelstijl of actuele trend. Begin bij de mensen, werkzaamheden en knelpunten in de bestaande ruimte.
Breng vervolgens zones, looproutes, geluid, licht, klimaat, meubilair en opbergruimte in samenhang. Zorg dat werkplekken verstelbaar zijn en bied waar mogelijk verschillende ruimtes voor geconcentreerd werk, overleg en telefoongesprekken.
De inrichting neemt organisatorische problemen niet weg, maar kan wel zorgen dat medewerkers minder worden gehinderd door hun fysieke werkomgeving. Daarmee wordt het kantoor een praktische ondersteuning van het werk in plaats van alleen een representatieve ruimte.
Lees ook
- Een ergonomische bureaustoel kiezen
- Welk bureau past bij jouw werkzaamheden?
- Kantoorkasten kiezen voor documenten en kantoorartikelen
- Archiefkast kiezen: afmetingen, sloten en draagvermogen
- Een flexibele werkplek praktisch inrichten
- Zo voorkom je kabelchaos op kantoor