Softphones bieden alle functionaliteit van een bureautelefoon op een computer of een mobiel apparaat. Ze voldoen aan de behoeften van uw flexibele en mobiele medewerkers.
Welke tools zijn er beschikbaar om deze nieuwe manier van werken te ondersteunen? Immers, een fysieke bureautelefoon die op kantoor zit, zal een werknemer die een dag offsite is, niet helpen.
Geef uw werknemers in plaats van bureautelefoons een softphone. Deze software-apps brengen alle functionaliteit van een telefoon over op een computer of mobiel toestel. Ze helpen uw mobiele werknemers om verbonden te blijven met het kantoor, waar ze ook werken.
Softphones: Telefoonapps op computers en mobiele apparaten
Softphones zijn in wezen op software gebaseerde telefoons. Ze bootsen bureautelefoons na door een telefooninterface op de computer te presenteren, compleet met een kiespad en functies voor gespreksafhandeling (zoals dempen, wachtstand en doorverbinden). Maar omdat ze op een computer werken, zijn ze veel krachtiger dan bureautelefoons. Softphones bieden bovendien videogesprekken en conferencing, visueel voicemailbeheer, chat- en sms-mogelijkheden, en nog veel meer.
Softphones zijn beschikbaar voor alle verschillende apparaten en platforms. Er zijn desktopapplicaties die draaien op Mac- en Windows-computers, laptops en tablets, webgebaseerde versies die toegankelijk zijn in de browser, en mobiele apps voor iOS- en Android-apparaten.
Tip: VOIP mobiel: verbeterde bereikbaarheid via softphone app
Om meer te weten te komen over hoe u ze in uw bedrijf kunt gebruiken, lees dan over deze 5 voordelen die softphones hebben ten opzichte van bureautelefoons.
1. Neem uw zakelijke telefoon overal mee naartoe
Werknemers die thuis werken of vaak reizen naar klanten of leveranciers zullen in staat zijn om hun zakelijke telefoons met hen mee te nemen. Vanuit het kantoor van een klant, hotelkamer, of zelfs een koffiehuis, kunnen ze gewoon opstarten van hun laptops en hebben hun telefoons klaar om te gaan. Met de softphone kunnen zij inkomende gesprekken beantwoorden en uitgaande gesprekken voeren, net alsof zij met een fysieke telefoon aan hun bureau zitten.
Maar softphones zijn ook handig voor medewerkers die op kantoor werken. Misschien verwacht een collega een belangrijk telefoontje over een verkoopdeal of contractonderhandeling, maar heeft hij een middag vol vergaderingen. In plaats van het gesprek te missen wanneer het binnenkomt, kan hij/zij een laptop meenemen naar die vergaderingen en het gesprek direct beantwoorden wanneer het binnenkomt.
Neem uw zakelijke telefoon mee naar vergaderingen.
Neem een softphone mee naar uw vergaderingen, zodat u het belangrijke gesprek dat u verwacht niet mist.
2. Persoonlijke mobiele nummers privé houden
Aangezien softphones via het internet verbinding maken met een cloud telefoonsysteem, zijn het gewoon offsite apparaten van dat telefoonsysteem. Werknemers die onderweg zijn, kunnen ze gebruiken om werkoproepen op hun smartphones te beantwoorden terwijl ze hun persoonlijke mobiele nummers privé houden. En aangezien het gesprek via het internet verloopt (met andere woorden, via een dataverbinding), verbruiken werknemers de belminuten van hun mobiele telefoonabonnement niet.
3. Efficiënt werken met gebruiksvriendelijke verbeteringen
Een van de beste aspecten van softphones is dat ze een interactieve gebruikersinterface hebben. Dit zorgt voor veel snelkoppelingen en verbeteringen bij het gebruik van de telefoon, waaronder:
Drag-and-Drop Gespreksoverdrachten: Moet u een gesprek doorverbinden naar een collega? U hoeft geen extensies en PIN-nummers op uw telefoon te kiezen. Klik gewoon op het gesprek in de softphone-interface en sleep het naar de naam van uw collega – zo eenvoudig is het!
Visuele Voicemail: In plaats van de tijd te nemen om door menu prompts te navigeren, kunt u uw voicemail berichten in een visueel formaat bekijken. Softphones kunt u uw voicemails afspelen, verwijderen, configureren voicemail naar e-mail, en stel andere instellingen recht van de gebruikersinterface.
Meldingen van inkomende gesprekken: Naast beltonen, softphones zal u op de hoogte van inkomende gesprekken via pop-up meldingen met beller-ID info of stuiteren/knipperen app-iconen op het dock van uw computer of taakbalk.
Bekijk en verwijder uw voicemails in een softphone interface-geen kiezen of PIN nummers nodig!
4. Videogesprekken en videoconferenties organiseren
Hebben uw werknemers regelmatig vergaderingen met klanten of externe aannemers? Met softphones kunnen uw werknemers videogesprekken voeren, rechtstreeks vanuit de app zelf. En aangezien veel softphones gratis zijn of worden meegeleverd met uw cloud-telefoondienst, hoeft u geen dure, top-of-the-line videofoons aan te schaffen.
Met sommige softphones kunt u zelfs video-conferentiegesprekken met meerdere partijen organiseren. In plaats van een duur extern platform te gebruiken, kunt u een softphone gebruiken om team- of afdelingsvergaderingen te houden. U kunt alle personeelsleden, ook degenen die niet op kantoor zijn, bijeenbrengen voor samenwerkings- en teambuildingvergaderingen via video.
Tip: Mobiele apps om uw telefoonnummer te beheren
5. Presenteer een schoon en gestroomlijnd kantoor
Gebruik softphones om uw kantoor overzichtelijker te maken en een schone werkruimte te creëren. Bureautelefoons worden meestal geleverd met stroomadapters en ethernetaansluitingen (voor IP-telefoons). Door uw werknemers softphones te laten gebruiken, kunt u bureautelefoons en warrige snoeren van hun bureaus verwijderen en hen meer ruimte geven op hun werkplekken. De softphone wordt gevoed via de hoofdvoeding van de laptop of het mobiele toestel.